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ESTERNALIZZAZIONE DI SERVIZI RELATIVI ALLO SVOLGIMENTO DI ATTIVITA' CONNESSE AL RILASCIO DEI VISTI DI INGRESSO IN ITALIA: FAQ

Data:

02/11/2017


ESTERNALIZZAZIONE DI SERVIZI RELATIVI ALLO SVOLGIMENTO DI ATTIVITA' CONNESSE AL RILASCIO DEI VISTI DI INGRESSO IN ITALIA: FAQ

Si rende nota la pubblicazione della risposta ad ulteriori quesiti da ultimo pervenuti. Si rammenta che i termini per la presentazione di quesiti in forma anonima è ora scaduta. Si rammenta che con avviso del 6.9.2017 è stato pubblicato integralmente il bando di gara.

Di seguito, sono raggruppati tutti i quesiti posti finora.

FAQ

Domanda

Mettendo in evidenza il numero di dipendenti che significa che dobbiamo avere lo stesso numero a secondo il conteggio annuale dei visti. Vogliate cortesemente chiarire!

Risposta

Si tratta del numero minimo di addetti (ossia di personale adibito alle funzioni di raccolta delle domande e di management generale del servizio), che occorre assicurare in base al numero di visti trattati.

Domanda

Quanti centri dovremmo aprire in Iran, se c'è più una città, possiamo avere il breakup della città!

Risposta

Il bando si riferisce all’apertura di un centro di raccolta delle domande di visto a Teheran.

Domanda

È possibile il centro per le richiesete di visto congiunte?

Risposta

Se la domanda si riferisce alla messa in comune di spazi con altri Uffici di raccolta delle pratiche che lavorano per altre Ambasciate, questa non è di principio esclusa. Tuttavia, lo spazio dedicato al servizio per l'Ambasciata italiana deve essere indipendente e ben distinto rispetto agli altri ed in nessun caso la vicinanza o condivisione di spazi potrà ingenerare confusione nell’utenza, né tantomeno interferire con il buon funzionamento del centro di raccolta delle domande di visto dedicato all'Italia.

Domanda

RFP dice che il numero medio di visti è di 34033 visti, è il conteggio annuale? Si prega di confermare!

Risposta

Si, annuale.

Domanda

RFP dice se il numero aumenta dobbiamo ridurre le nostre commissioni di servizio! Ci sono criteri specifici nel conteggio!

Risposta

Non si tratta di un obbligo, ma di una possibilità, che può essere messa in pratica in relazione ad un eventuale incremento dei visti rilasciati rispetto all’anno precedente. In tal caso l’eventuale riduzione del costo viene concordata tra l’Ufficio e l’Aggiudicatario.

Domanda

Pagina 19 clausola G dice "Il concorrente può presentare un'offerta che, oltre ai servizi qui elencati, include anche ulteriori servizi opzionali. Il costo di tutti i servizi offerti deve essere chiaramente indicato nell'offerta." "Abbiamo capito che dobbiamo presentare la nostra offerta per il VAS ! Si prega confermare!

Risposta

Si intende che il concorrente può proporre dei servizi opzionali a beneficio dell'utenza e indicare chiaramente se vi siano costi aggiuntivi per gli stessi.

Domanda

Abbiamo compreso che vi è una garanzia bancaria pari al 2% del valore del contratto deve essere presentata con risposta di offerta. Inoltre un'altra garanzia bancaria per l'esecuzione del contratto che rappresenta il 10% del valore del contratto va presentata al momento dell'aggiudicazione del contratto. Vi preghiamo di confermare che abbiamo compreso chiaramente o che dobbiamo fornire sia la garanzia bancaria al momento della presentazione delle offerte?

Risposta

Due referenze bancarie e la garanzia provvisoria per l'importo di 60.000 euro, pari al 2% del valore complessivo stimato della Concessione, vanno allegate dal concorrente alla domanda di ammissione.

Domanda

Quali saranno i parametri per il controllo/ispezione del centro di visto senza preavviso/informazioni?

Risposta

L'Ambasciata avrà accesso incondizionato ai locali, agli strumenti, ai dati e ai documenti presenti nel Centro di raccolta delle domande di visto, sempre nel rispetto della normativa vigente.

Domanda

Il certificato di Buona Condotta emesso dalla Polizia e' prova sufficiente che il personale non ha alcun carico penale?

Risposta

In Iran si può richiedere il cosiddetto Certificato Penale (in farsi, su-e pishine).

Domanda

Spetta al SOGGETTO SELEZIONATO dotarsi dei dispositivi di acquisizione biometrica, ad es., scanner di impronte digitali e fotocamere, oppure sarà il MINISTERO a fornirli? Nel caso debba essere il SOGGETTO SELEZIONATO a procurarseli, quali sono i modelli raccomandati?

Risposta

L’aggiudicatario dovrà dotarsi dei dispositivi di acquisizione biometrica, i cui parametri tecnici saranno comunicati a suo tempo dal Ministero degli Esteri e della Cooperazione Internazionale (MAECI)

Domanda

Quali sono le caratteristiche tecniche fissate dal MAECI con riferimento ai dati biometrici e alla trasmissione dei dati dal server del SOGGETTO SELEZIONATO ai server del MAECI?

Risposta

Le caratteristiche tecniche della strumentazione per la raccolta dei dati biometrici verranno comunicate in seguito all’Aggiudicatario dal Ministero degli Esteri e della Cooperazione Internazionale (MAECI).

Domanda

Il Data Center del SOGGETTO SELEZIONATO può essere ospitato su cloud?

Risposta

Sì, a patto che la soluzione presenti standard di sicurezza adeguati per quanto riguarda la conservazione, l’integrità e la riservatezza dei dati e rispetti la normativa italiana.

Domanda

In quale sede dovrebbero essere ospitati i server del SOGGETTO SELEZIONATO? In Italia o in Iran o altrove?

Risposta

Non ci sono indicazioni a riguardo a patto che siano rispettati gli standard di sicurezza, integrità e conservazione dei dati e la normativa vigente.

Domanda

Il documento riporta quanto segue alla pagina 3

Spetta al soggetto selezionato fornire adeguata formazione ai dipendenti per la prestazione del servizio definito nel contratto di cui sopra. Almeno la metà del personale addetto alla ricezione delle richieste di visto presso lo sportello deve possedere una conoscenza discreta della lingua italiana scritta e parlata. Si auspica vivamente che il Direttore o i direttori del Centro visti siano in possesso di detti requisiti linguistici.

E alla pagina 21 riporta quanto segue

Art. 4 – PERSONALE DI SERVIZIO

L’Aggiudicatario fornisce all’ufficio le informazioni di carattere generale riguardanti i dipendenti all’atto dell’assunzione.

I dipendenti del servizio sopra descritto saranno adeguatamente addestrati. Almeno un dipendente su cinque dovrà possedere una discreta conoscenza della lingua italiana.

Vi è contraddizione. Si prega di chiarire.

Risposta

Si prega di fare riferimento a quanto riportato a pagina 3 e cioè almeno la metà del personale addetto alla ricezione delle richieste di visto presso lo sportello deve possedere una conoscenza discreta della lingua italiana.

Domanda

Riteniamo che ci venga chiesto di aprire soltanto un centro per la richiesta di visto in Iran. Rimaniamo in attesa di conferma.

Risposta

Sì.

Domanda

Considerato che il Bando di Gara menziona anche il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione internazionale nella Sezione denominata "Amministrazione Aggiudicatrice" e che secondo l'Ordinamento dell'Amministrazione degli affari esteri, di cui al D.P.R. 05/01/1967, n. 18 le rappresentanze diplomatiche sono parte costitutiva dell'Amministrazione degli Esteri, è possibile rilasciare le garanzie previste dal bando di gara direttamente a favore del Ministero degli Esteri?

Risposta

Non è possibile rilasciare le garanzie direttamente a favore del Ministero degli Esteri, in quanto la stazione appaltante è l’Ambasciata d’Italia a Teheran.

Domanda

E' possibile ottemperare alla prestazione della cauzione provvisoria con le modalità previste dall'art. 93 c. 2 D. Lgs. n. 50/16, e cioè anche mediante bonifico dell'importo presso una sezione di tesoreria provinciale? Si chiedono istruzioni su come procedere secondo tale modalità.

Risposta

La prestazione della cauzione provvisoria va presentata attraverso la polizza fideiussoria in forma cartolare.

Domanda

Puo’ indicare se la garanzia bancaria verrà depositata presso una banca iraniana o una banca estera?

Risposta

La garanzia bancaria tecnicamente non viene depositata, ma va presentata alla banca garante scelta e può essere escussa dall’Ambasciata nei casi previsti dal bando di gara.

Domanda

In Caso di Consorzio, puo’ la garanzia bancaria essere emessa dal mandante anziche’ dal mandatario?

Risposta

No, solo il mandatario può emettere la garanzia.

Domanda

In caso di Consorzio, può confermare se sia necessario che la garanzia bancaria sia emessa per conto e a nome di tutti i membri del Consorzio?

Risposta

Non è necessario, è sufficiente che il mandatario sia il soggetto garante.

Domanda

Potrebbe confirmare che il numero di protocollo è 1441 e non 1440 come indicato nel Determina a contrarre.

Risposta

Il protocollo della determina a contrarre è 1440, mentre il protocollo del bando di gara è 1441.

Domanda

Bando di Gara Quando l’Ambasciata prevvede di iniziare l'esternalizzazione dei servizi?

Risposta

La data esatta dell’avvio del processo di esternalizzazione dipenderà dall’espletamento di alcune formalità, sia in fase di svolgimento della gara, sia una volta nella successiva fase, quando l’Aggiudicatario sarà stato individuato. Al momento non è pertanto possibile rispondere in termini precisi a questa domanda.

Domanda

Restituzione ai richiedenti dei passaporti. In caso di rifiuto del visto, l'Aggiudicatario, inoltre, acquisisce la sottoscrizione della comunicazione da parte dell'interessato per avvenuta recezione e la ritrasmette all'Ufficio. Potrebbe dare ulteriori dettagli in merito a questa procedura nel caso in cui il passaporto fosse restituito al richiedente tramite corriere?

Risposta

La restituzione dei passaporti tramite corriere deve essere preventivamente autorizzata dall’Ambasciata. In tal caso, farà fede la ricevuta di avvenuta consegna che il corriere dovrà far pervenire alla società.

Domanda

Sarebbe possibile ricevere la domanda di ammissione in formato Word?

Risposta

Per la presentazione della domanda occorre seguire pedissequamente quanto indicato nel bando di gara (allegato 3: norme di partecipazione, parte n. 7, denominata “modalità di presentazione dell’offerta”).

Domanda

Diamo il benvenuto al Partenariato!

Risposta

A seguito di richiesta di chiarificazione della domanda in questione, è emerso che l’intento è sapere se sia consentita la formazione di joint venture per la partecipazione alla presente gara. A tale riguardo, si potrà fare riferimento alle figure societarie previsto nel bando previsto nel bando (allegato 3: “Norme di partecipazione”, sezione 7). La figura maggiormente assimilabile alla joint ventures sembra essere quella del raggruppamento temporaneo.

Domanda

Alla luce dei vincoli finanziari imposti a livello internazionale contro l'Iran, ti preghiamo di far sapere le opzioni alternative per il progetto bancario di controllo / richiesta pagabile in un altro paese.

Risposta

A livello finanziario, la normativa prevede che il partecipante debba produrre due referenze bancarie e la garanzia provvisoria per l'importo di 60.000 euro, pari al 2% del valore complessivo stimato della Concessione, che vanno allegate dal concorrente alla domanda di ammissione. Spetta al partecipante individuare un istituto bancario che sia disposto ad emettere la garanzia e le referenze in questione.

Domanda

La garanzia provvisoria / garanzia di esecuzione del 10% del valore del contratto, viene fornita prima o dopo l'aggiudicazione del contratto?

Risposta

Prima, la garanzia è una delle condizioni di partecipazione.

Domanda

Se previsto dopo l'aggiudicazione del contratto allora quale è il deposito cauzionale citato nella busta A e C?

Risposta

Vedi sopra

Domanda

Riferimenti bancari - ci sono due riferimenti bancari nella busta A e nella busta C, dobbiamo presentare in totale 4 diversi riferimenti bancari?

Risposta

No, le referenze bancarie da allegare sono 2.

Domanda

Quando sarà annunciato il risultato della gara?

Risposta

E’ difficile prevederlo, perché dipenderà principalmente dal numero di offerte che perverranno.

Domanda

Come da nostra intenzione, è necessario presentare un accordo di collaborazione con il partner locale e un mandato speciale concesso al legale rappresentante della società madre del partner locale in Iran. Confermare se questo è corretto. Se no, allora chiarire il requisito.

Risposta

Sulla base delle informazioni riportate nella domanda, la procedura indicata risulta corretta.

Domanda

L’articolo 2 del documento Norme di Partecipazione indica l’impegno per il soggetto aggiudicatario di iscriversi nel registro delle imprese dello Stato o alla costituzione di una societa’ di diritto locale entro 90 gg dalla stipula del contratto. Puo’ confermare se tale impegno sia richiesto anche nel caso di un consorzio verticale o orizzontale fra un operatore economico di diritto straniero ed un operatore economico di dirtto IRANIANO?

Risposta

Sì, tale impegno è richiesto anche nel caso di un consorzio verticale od orizzontale.

Domanda

Puo’ confermare se la società partecipante alla gara, sia individualmente o quale mandataria di un consorzio, deve possedere le licenze OFAC che sono imposte dal governo degli Stati Uniti d’Ameria per utilizzare la tecnologia americana in Iran?

Risposta

Qualora un concorrente scelga avvalersi di tecnologia americana per la strumentazione richiesta per i macchinari di captazione delle impronte, le licenze OFAC sono imposte dal governo degli Stati Uniti d’America per l’utilizzo della tecnologia americana in Iran.

Domanda

Nel caso di un consorzio orizzontale di due aziende straniere, puo’ confermare se l’entità locale in Iran puo’ essere aperta dal mandante?

Risposta

Sì, ma sempre nelle modalità previste dalla legge iraniana.

Domanda

Per quanto riguarda la fidejussione provvisoria e le lettere di garanzia rilasciate dalla baca devono essere da parte di una banca in Italia o in Iran e se in Iran deve essere in euro tassativamente o il controvalore in Rial Risposta Può essere una banca in Italia, in Iran o di un altro Paese e l’importo può eventualmente essere in Rial. L’importante è che la garanzia sia effettiva ed escutibile dall’Ambasciata e che l’istituto bancario risponda ai requisiti di solvibilità previsti dalla Legge .

Domanda

Le società coinvolte possono essere società già esistenti sul mercato di entrambi i Paesi o deve essere costtuita una società apposita e la sede principale deve essere in Italia o in Iran Risposta Può essere anche costituita una nuova società, che però deve essere formata da entità che dispongano dei requisiti di cui all’articolo 4 delle Norme di partecipazione.

Domanda

Entro che data va presenata la documentazione

Risposta

Il termine per ricevere le offerte è il 16 novembre alle 12:30 (ora di Teheran)

Domanda

Per quato riguarda la garanzia pari al 2% (eur 60.000,00) con garanzia finale di fideiussine:

a- dovranno essere fatte da una banca/assicurazone in italia o in iran

b- la fidejussione finale del 10% va fissata su che base di importo

Risposta

a- Può essere una banca in Italia, in Iran o di un altro Paese. L’importante è che la garanzia sia effettiva ed escutibile dall’Ambasciata e che l’istituto bancario risponda ai requisiti di solvibilità previsti dalla Legge.

b- La garanzia fideiussoria di esecuzione deve essere pari al 10% del valore dell’esternalizzazione. Il valore dell’esternalizzazione è di 3 milioni di euro

Domanda

Per quanto riguarda il personae adibito a sicurezza puo essere personale locale iraniano o deve essere di una societa di sicurezza italiana

Risposta

Entrambe. L’importante è che siano garantiti adeguati standard di sicurezza

Domanda

Documentazione ammisnistrativa cosa si intende / deve essere fornita da entrambi le societa che formulano l' offerta

Risposta

L’offerta deve comuque essere unica se proviene da un raggruppamento di imprese

Domanda

L'offerta deve contenere il costo aggiuntivo o il costo complessivo finale (incluso il costo del consolato) deve essere complessivo annuale o totale per i 4 anni di agiudicazone

Risposta

Le garanzie devono coprire il valore dell'esternalizzazione per il periodo complessivo di quattro anni. Anche i costi devono essere considerati in riferimento all'intero periodo dell'esternalizzazione (quattro anni)

Domanda

Per quanto riguarda la garanzia fate riferimento all'art. 93 dgl 50/2016 lo stesso prevede la possibilita di astersi da produrre fideiussione se si tratta di piccole medie imprese per voi questa clausola vale o bisogna comunque produrre la fidejussione finale

Risposta

Per l’esattezza, la norma prevede che l’importo della garanzia sia ridotto a quegli operatori economici ai quali venga rilasciata, da organismi accreditati, ai sensi delle norme europee della serie UNI CEI EN 45000 e della serie UNI CEI EN ISO/IEC 17000, la certificazione del sistema di qualita' conforme alle norme europee della serie UNI CEI ISO9000. Si rimanda, comunque, per una trattazione più approfondita, all’articolo in questione: http://www.normattiva.it/atto/caricaDettaglioAtto?atto.dataPubblicazioneGazzetta=2016-04-19&atto.codiceRedazionale=16G00062&queryString=%3FmeseProvvedimento%3D%26formType%3Dricerca_semplice%26numeroArticolo%3D19%26numeroProvvedimento%3D50%26testo%3Ddecreto%2Blegislativo%26annoProvvedimento%3D2016%26giornoProvvedimento%3D&currentPage=1

 

 


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